結婚後専業主婦となり8年が経ったころ、長男が小学校に入学したのを機にハローワークに登録することにしました。
独身時代は10年ほど事務員をしていたので、復帰するなら事務職がいいなぁと漠然と考えていた中、今の会社が事務員を扶養範囲内で募集していたので、迷わず応募し、無事採用となりました。
事務の経験があるという周囲の期待をひしひしと感じる中、元々おっちょこちょいな私は新しい仕事に慣れず幾度かミスを繰り返し迷惑かけてしまったことが多々ありました。泣
責任をとれないパートにとって、ミスをするということは上司に迷惑を掛けることは必須です。
働きだしたばかりで事後処理等、自分でできないことも申し訳なく、これ以上ミスをしないめにはどうすればいいか考え努めていきました。
その甲斐あってか、ここ数年はようやく落ち着いて仕事ができるようになってきたかなと思います。
そんなおっちょこちょいな私がミスを減らすために自分なりに意識し、心がけてきたことをまとめてみました。
目次
分からないことは分かる人に聞く
8年ぶりの社会復帰に緊張していましたが、会社の先輩方は不慣れな私が何を聞いても快く答えてくれ、本当にありがたかったです。
どんなに忙しい時でも手を止め教えてくれた姿勢に今も心から尊敬しています。
中にはなんでもかんでも伺いを立てられると嫌がる上司もいますが、それでも何か事が起きてからイヤな思いをするよりは、前段階で解決しておいた方がお互いにいいはずです。
勤続6年目の今では私も教える側に立つこともありますが、なるべく聞きやすい雰囲気をつくるように心がけています。
自己判断で作業をしない
私は迷いがあるときは必ず上司に伺いましたが、同僚の中には曖昧な確信の中、どんどん仕事を勧めてしまう人もいました。
『聞いたほうがいいですよ』と助言しても『大丈夫だろう』という自己判断で、結局上司に迷惑をかける羽目になった人もいました。
私はその勇気というかなんというか、よく自己判断で作業できるなぁとヒヤヒヤしたものです。
私は小心者なのか？？時には聞きすぎかな？と気が引ける時もありましたが、間違うよりはずっといいと思い、確認の意味も込めて必ず伺うようにしていました。
それにより、仕事を勧める上で確信を持ち、自信をもって次の段階へ進むことができたのです。
上司に聞くことは面倒かも知れませんが、後々ミスにつながることの方が面倒ですし、その後の信用にもつながりません。
自己判断をせずに聞きやすい人からでも確認することが、意見を聞くこという意味でも勉強になります。
相手の状況を見てから伺うことも大事
せっかちな私は分からない時にすぐ聞きたくなってしまいます。
ですが、忙しい先輩方。
急な仕事でない限り、私の『分からない』都合で聞くのは失礼ですよね。
なるべく相手の状況をみながら伺うようにしています。
また『後程お願いします』と声を掛けることで、相手がゆとりのあるときに丁寧に教えてくれることも多くありました。
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メモを取る
仕事の指示も1つなら覚えられても、2つ、3つとなるとすべて頭に入れるのはなかなか難しいことです。
あらゆる場面でメモを取ることを癖にしました。
とはいえ、時には急に仕事を頼まれることもあります。
とっさに言われたことをメモしたことで、自分の書いた字をあとあと読み返すと意味が分からないという失態もありました。
私の字は汚いのです。メモはさらに汚い。泣
キレイ字でメモをかくことは大切ですよね。
それでもメモしないよりはマシ！なもので、汚いメモでも仕事を進めていく中で記憶が蘇り、無事に先へ勧めたこともありました。
メモを有効活用する
書いたメモを見直すことも大事な作業です。
何度も何度も読み返すことで指示されたことを漏れなく行うことができ、ミスを防ぐことができました。
仕事に一番大事な確認作業
私のミスの大半は確認作業の漏れです。
ただ確認すればいいという簡単な作業に思えますが、何回も確認した「つもり」でも漏れがあったことが多くありました。
なぜあれほど確認したのに見過ごしてしまったのか？本当に自分がイヤになることもありました。
年なのか、性格なのか。仕事、向いていないのかな…
そう凹んだこともありましたが、凹んでる暇があったら同じミスを繰り返さないように落ち着いて確認することに努めるまでだ！と奮い立たせ、せっかちな性格を踏まえて、確認の仕方を工夫してみることにしました。
時間をおいてからチェックするとミスは気づける
少し落ち着いてから再度見直しをすることで、その時は気づけなかったミスを発見することがありますよね。
確認作業には時間をかけるようにしていたのですが、不思議なことに、その日は見えなかった漏れも翌日に発見…なんてこと、たくさんありました。
なので私は一息ついた後に必ずもう一度見直すように心がけています。
そうすることで未然に防げたミスは…数知れず！！
二次チェックをしてもらう
私が携わっている入力作業は二次チェックを必ず行うことになっています。
一次をスルーしても二次で気付くこともありますし、実際私も二次チェックに助けられたことが何度もありました。
また、私は荷物の発送業務も行うのですが、業務的に二次チェックの必要のない伝票記載も、量が多い時や私が確認する時間がないときは必ず二次チェックをお願いしています。
これは以前、私の会社で実際にあったことです。
我が社宛の住所が記載されている郵便物の中に、他社宛の見積書が入っていたことがありました。
うちとは無関係の商品の見積書だったので相手の会社は不幸中の幸いだったのではないでしょうか。
万が一、競合会社だった場合を考えると、恐ろしいですよね。
そんなミスも二次チェックをしていれば防げたことかもしれません。
ミスは慣れたころにやってくる
ミスをした後はミスをしないことを意識するあまり、ミスを繰り返してしまう心理があるそうです。
これは私も経験したことがあります。
ミスをした後の同じ作業。
手も震え、心臓がバクバクする中、時間をかけ、ミスを繰り返さないように慎重に行ったつもりが、誘導されるかのようにまったく同じミスをしてしまったという嘘みたいな本当の話。
もう情けないやら、泣きたいやらで、気を付けていてもミスをしてしまった自分が信じられませんでした。
それでも落ち着いて作業を繰り返すことで、どうにか乗り越え、やっとミスを未然に防げるようになったのです。
ですが先日、油断していたのか、そんな自分に喝を入れるかのようなミスをしていました。
偶然にも別の書類の確認作業をしていた時に発見したのです。
幸いにも大事に至る前に発見できたのでホッとしましたが、身の引き締まる思いでした。
仕事に慣れることと、ミスがなくなることは別の話ですものね。
しばらくあの嫌なドキドキが止まらなかったです。
あんなに怖かったミスなのに、しばらくなかったことで確認作業が疎かになっていたことに反省した出来事でした。
それでもミスをしたときは速やかに報告し、素直に謝罪する
ミスを引き起こしてしまったときは謝罪すること、これに尽きますよね。
そこに至るまでの経緯を説明したくなる気持ちもありますが、まずは謝罪することだと思います。
私が独身時代に努めていた会社で、ミスをした人の対応を何度も見てきました。
必死で経過を説明する人もいましたが、その姿に上司が不愉快な顔をしていたのを覚えています。
ミスをした人が説明したくなる心理も分かりますが、聞いている側からすれば言い訳にしか聞こえないのですね。
私のミスは自慢できることではないですが、それでも今日までミスをしたときは真っ先に謝罪することにしてきました。
とにかく迷惑を掛けた方々に頭を下げました。
経過はその後聞かれたとき、または報告書を提出する会社であればそこで報告し、
・なぜそうなってしまったのか
・その時の状況
・そうならないためにはどうすればよかったか
・改善点
などを考えていくことが最良かと思います。
また、ミスをした際に自分で事後処理できたことでも、その処理も含め報告をするようにもしています。
万が一、私の事後処理が不十分で大きなミスに発展しないとも言い切れないからです。
念には念を…これに尽きます。
まとめ
とはいえ、偉そうなことをいってもおっちょこちょいな私です。
ケアレスミスをし、その都度ドカーンと反省し、初心に返る思いで改善を心がけ、特に確認作業を怠らないように日々仕事に励んでいます。
たかがパートですが、お客様からしたらそんなことは関係なく、会社の看板を背負ってる一人の社員と同じですものね。
ミスゼロは無理かもしれませんが、ミスをしないように心がけることは私にも、誰にでもできることだと思います。
その心がけが実は一番大切なのかなと思う今日この頃なのでした。
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